AUTOMATE INVOICE

Cipta dan automatekan invois anda dengan PERCUMA!!! Seronoknyaaaa...tiada cost...sangat sesuai untuk yang START- UP atau yang bekerja sendiri. Jom saya tunjukkan 👨‍💻 . Sebelum itu kalau anda belum ada lagi akaun GOOGLE, boleh buat dulu ok dan TOOLS yang akan kita guna saya senaraikan di bawah :

🔴 Google Docs

🔴 Google Sheet

🔴 Google Form

🔴 Google App Script

Mula mula kita memerlukan INVOICE TEMPLATE dahulu seperti dibawah. Boleh download template tersebut dan customkan mengikut kesukaan. .mungkin nak letak nombor bank akaun, logo atau apa apa sahaja. Tetapi jangan ubah apa apa yang di dalam bracket. ❎

INVOICE TEMPLATE LINK https://tinyurl.com/yc5hhtaw

Di template terdapat detail detail yang telah disusun di dalam bracket {....} Maksudnya semua details itulah yang akan di gantikan dengan data data customer anda. Untuk tutorial ini, SILA IKUT FORMAT . Kalau tak jadi...jangan marah haaaa if main tukar tukar

Then, kita perlu kan GOOGLE FORM. Tip : satukan semua dalam satu folder. MUDAH!!!

GOOGLE FORM yang anda generate adalah kosong. .soalan soalan entry untuk GOOGLE FORM sebenarnya ia mengikut detail di dalam {...} INVOICE TEMPLATE anda. (CASE SENSITIVE)

Tetapi ada beberapa rules saya buat untuk menjadikan FORM kita kemas dan teratur. Pastikan untuk INVOICE NUMBER, PHONE & EMAIL , pilih RESPONSE VALIDATION. dan masukkan parameter dibawah :

✅INVOICE NUMBER : NUMBER : IS NUMBER

✅Google Forms Phone Regular Expression Pattern: \+?\(?\d{2,4}\)?[\d\s-]{3,}

✅Google Forms Email Regular Expression Pattern: [a-zA-Z0-9_\.\+-]+@[a-zA-Z0-9-]+\.[a-zA-Z0-9-\.]+

CUSTOM ERROR TEXT boleh diisi mengikut kesesuaian. Contoh : Please enter a valid phone number

Anda boleh set REQUIRED untuk soalan soalan di dalam form mengikut preference. TETAPI, untuk unit1, description1 dan price1 WAJIB SET TO REQUIRED.

Boleh isi mengikut berapa banyak item atau unit. JIKA TIDAK MELEBIHI 1, MAKA SETERUSNYA TIDAK PERLU DIISI DALAM FORM. SUB TOTAL & TOTAL TAK PERLU ISI YA.

Kemudian kita perlu generate GOOGLE SHEET untuk RESPONSES. Go to RESPONSES and VIEW IN SHEETS.

Jika SHEET yang anda GENERATE tiada column ID, boleh add.

Bagi ROW 2 dan ROW 3, isikan detail DUMMY..ini adalah sebagai GENERATOR UNTUK AUTO GENERATE INVOICE NUMBER.. Kalau nak masukkan number invoice secara manual pun boleh, jadi tak perlu masukkan DUMMY.

✅ Nak jadi lebih kreatif boleh customkan number invoice. TAPI INGAT PARAMETER RESPONSE VALIDATION AT GOOGLE FORM

FORMULA GENERATOR SEPERTI DIBAWAH :

ID : =ArrayFormula(IF(LEN(B:B),if(ROW(B:B)=1,"ID",TEXT(ROW(A:A)-1,"2023060000")),))

Invoice Number : =ArrayFormula(IF(LEN(A:A),if(ROW(A:A)=1,"Invoice Number",TEXT(ROW(C:C)-1,"2023060000")),))

Sekarang kita boleh mula AUTOMATE kan menggunakan GOOGLE APP SCRIPT

Jangan risau..saya ada sertakan SCRIPT. Boleh download, copy dan paste. Cuma apa yang perlu di ubah atau isi adalah :

TEMPLATE_FILE_ID & DESTINATION_FOLDER_ID

CURRENCY_SIGN tukar kepada 'RM'

LINK SCRIPT :

https://gist.github.com/automagictv/48bc3dd1bc785601422e80b2de98359e

You can rename your project

Copy string ID tersebut dan letakkan di SCRIPT. TEMPLATE INVOICE untuk TEMPLATE_FILE_ID & DRIVE ID untuk DESTINATION_FOLDER_ID. SAVE!!

Kemudian pilih CREATEDOCFROMFORM then DEBUG. Next pilih REVIEW PERMISSIONS. SIGN IN to account yang anda nak guna.

Jangan risau VERIFICATION MESSAGE PROMPTED... kita buat app, jadi pilih advanced. Dan GO TO INVOICE TEMPLATE REPLACEMENT. Then just choose ALLOW. Sekarang kita perlu buat TRIGGER.